“Prepare la sala de reuniones”. Una frase que quizás puede sonar a antiguo, pero que creo que no debe caer en el olvido. Soy consciente de que eso de las reuniones on line están muy bien, pero sigo siendo partidario que a una empresa le hace tener caché y es imagen. Te imaginas que tienes que entrevistarte por skype con un importante proveedor o cliente y te ocurre como al profesor de universidad que aparece toda la familia por detrás. Un vídeo que se ha convertido en viral en las redes sociales.
Las salas de reuniones siempre han sido consideradas como uno de los aspectos imprescindibles en cualquier ambiente laboral. Ahora bien, para poder sacar partido de un buen diseño de oficina hay que tener claros cuáles son los objetivos de la reunión y, sobre todo, cuál va a ser la dinámica de trabajo.
La planificación de la reunión debe ser clave para al máximo la productividad. En una buena planificación no deben faltar estos puntos.
Objetivo
Para convocar un grupo de trabajo lo primero que debe tenerse en cuenta son los objetivos que se pretenden lograr en ella. No te puedes presentar allí sin saberlo.
Convocatoria
Hacer una buena convocatoria. Tienen que estar todos los asistentes. Tienen que ser avisados y además puedan acudir sin renunciar a ninguna de sus tareas prioritarias. No es la primera vez que se pone de excusa eso de “no me han avisado”.
Desarrollo
El responsable de la convocatoria debe tener una guía para reorientar los contenidos que se tratan hacia los objetivos iniciales planteados.
Postreunión
Tras finalizar la reunión se debe hacer un análisis de lo logrado que garantice que todos los miembros han entendido lo que debe hacerse a partir de ese momento.
Alquiler de oficinas virtuales
Bien es cierto que no se puede ir contracorriente. Y ahora son muchas las empresas que no tienen sede física. Primero porque el comercio es on line o bien porque supone un desembolso muy alto que las pymes no pueden afrontar. En este caso mi recomendación es que se acuda al alquiler de oficinas virtuales. Yo siempre recomiendo ponerse en contacto con CACPLUS Centro de Negocios en Barcelona, ahí es donde encontrarás el espacio de trabajo que mejor se adapta a tus necesidades, puedes acceder al alquiler de oficinas en Barcelona totalmente amuebladas, equipadas y gestionadas para empezar a trabajar de forma inmediata y sin gastos de establecimiento.
Esta empresa te ofrece una total flexibilidad de contratación por días, meses o años, garantizando el éxito total de su actividad empresarial adaptando nuestros espacios a sus necesidades reales en cada momento. Te sale más barato y siempre puedes tener un sitio físico para una reunión de última hora.
Todos son ventajas porque cuentas con despachos amueblados con mobiliario de alta calidad y diseño, una atención telefónica personalizada con recepcionistas y telefonistas a su disposición y la famosa sala de reuniones para las visitas. Se ha hecho el cálculo y te vienes a ahorrar casi un 70%.
En los últimos tiempos también se ha puesto de moda las denominadas softseating. Esta nueva tendencia crea espacios de trabajo abiertos y de confort, nuevas tendencias para conciliar. Las reuniones que se llevan a cabo en estas zonas y se acompañan de sillones o de pufs. Yo personalmente no soy muy partidario, y mi apuesta sigue siendo por una sala de reuniones clásica, alquilada o en propiedad.
