Si eres empresario o dueño de una compañía, ya sea grande o pequeña, sabrás la importancia de controlar los gastos para llevar una buena gestión e intentar reducirlos. Y es que solo a través del control y la buena gestión se pueden establecer buenas medidas para ahorrar y poder aumentar las ganancias.
Y debido a la importancia de esta cuestión en este artículo hemos reunido 7 trucos efectivos para controlar y reducir los gastos de una empresa. Así que si eres empresario atento a este post porque te va a interesar.
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Realizar un control y seguimiento de los gastos
Realizar un control y seguimiento de los gastos es primordial. Y es que solo a través del análisis y control se pueden contabilizar bien los gastos, conocer cuáles son las cuestiones en las que más dinero se gasta para intentar reducirlas. Así como contar con un sistema eficiente que hará que el control sea exhaustivo y puedas tener una empresa lo más eficiente posible.
Además, puede que hayas delegado las tareas de control y seguimiento de los gastos a otra persona o al departamento de contabilidad, pero como empresario nunca estaría de más revisarlos de vez en cuando para conocer cuáles son los gastos más grandes o importantes de tu compañía.
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Analizar las tendencias para anticiparse a ellas
Si realizas un buen control y seguimiento de los gastos podrás compararlos por meses, te darás cuenta que existen algunas tendencias y épocas del año en las que aumentan los gastos. Y podrás anticiparte a ellas para establecer medidas e intentar reconducir ese incremento.
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Estudiar los gastos por departamento o área de la empresa
Es importante que en ese control de los gastos sean divididos en función del departamento o área de la empresa concreta. Así el control será exhaustivo y conocerás al detalle cuál es el departamento que más gastos realiza o estudiar los gastos y si la diferencia es notable entre diferentes áreas saber a qué se debe o qué hacen los departamentos con menos gastos para aconsejar al resto y que sigan las mismas pautas. No obstante, hay que tener en cuenta que en función del trabajo que realice cada departamento será normal que en algunas áreas los gastos sean mayores. Por ejemplo, es común que en el departamento de administración los gastos de papel y tinta de la impresora sean mayores que en el departamento comercial que imprimen menos documentos. Solo por poner un ejemplo.
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Establecer una política de gastos
También sería conveniente que tu empresa establezca una política de gastos. Por ejemplo, en el caso de los viajes profesionales indicar que la noche de hotel nunca podrá superar una cantidad concreta siempre que lo permitan las circunstancias. Así como en los viajes habría que establecer la dieta de los trabajadores. Unas medidas para evitar que los gastos del personal sean excesivos.
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Los gastos siempre se deben justificar
También está claro que todos los gastos se deben justificar. Siempre que se realice cualquier compra o gasto en nombre de la empresa se debe presentar justificante o factura y dar parte al departamento de contabilidad. Esto es importante para ese control de los gastos del que hablábamos al comienzo de este artículo. Y también por otras cuestiones como para evitar que se realicen gastos indebidos.
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Apostar por un programa de gestión de gastos de empleados
Quizá el mejor consejo de este artículo es implementar una herramienta digital o programa electrónico para controlar los gastos de los empleados. “Este tipo de herramientas permiten automatizar el proceso de aprobación de gastos empleado y planificación de viajes, reduciendo la carga administrativa del proceso controlando el seguimiento de todas las solicitudes. Y también puede significar ahorro para la empresa gracias a procesos de reembolso más simples y rápidos”, explican desde Gitdoc, empresa de gestión documental y servicios de transformación digital.
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Buscar maneras de ahorrar en la empresa
Nunca estaría de más buscar diferentes maneras de ahorrar y reducir los gastos. Si controlas los gastos sabrás cuáles son tus puntos flacos o fuertes. Pero a continuación te mostramos tres ideas que puede implementar cualquier empresa para reducir sus gastos.
- Cambiar de proveedores para los artículos de oficina. Los artículos de oficina como el papel, la tinta de impresora o los bolígrafos son unos gastos que tiene cualquier empresa. Y pueden parecer irrisorios, pero como se repiten constantemente al final de año pueden ser considerables. Y una manera de reducirlos es buscar un proveedor más barato. Puede que ahorres poco con cada compra pero si se va sumando será una cifra importante.
- Controlar el consumo energético de tu empresa y reducir los gastos en electricidad. Apostar por una tarifa económica, hacer un uso inteligente de la iluminación, la calefacción o el aire acondicionado o tener bombillas de bajo consumo pueden reducir considerablemente las tarifas eléctricas. Y por poco que sea la reducción al tener que pagarse todos los meses puede ser un gran ahorro.
- Apuesta por la digitalización. Otra manera de ahorrar bastante fácil es apostando por la digitalización de documentos y limitar al máximo la impresión, ya que se ahorra en papel, tinta de impresora e incluso en electricidad.
